Această politică explică modul în care prelucrăm datele personale, conform articolelor 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”). Se aplică farmaciștilor, utilizatorilor din partea farmaciilor, persoanelor care ne scriu prin formularul de contact și vizitatorilor site-ului.
Pe scurt
- Prelucrăm doar datele necesare pentru a verifica farmaciștii, a organiza ture, a confirma orele, a factura și a plăti.
- Nu prelucrăm date despre pacienți. Nu cerem motivul pentru care cineva cedează o tură.
- Fiecare persoană din echipa noastră vede doar datele de care are nevoie. Accesul la documentele sensibile este înregistrat.
- Datele au o durată de păstrare stabilită. După aceasta, le ștergem sau le reducem la minimul necesar.
- Ai dreptul să ne ceri acces la date, corectarea sau ștergerea lor și să depui plângere la ANSPDCP.
1. Operatorul
Operatorul datelor este [DE STABILIT CU AVOCATUL: denumirea legală a societății], cu sediul în [DE STABILIT CU AVOCATUL: sediul social], CUI [DE STABILIT CU AVOCATUL: CUI], nr. de înregistrare la Registrul Comerțului [DE STABILIT CU AVOCATUL: numărul J] („noi”, „agenția”).
Contact pentru protecția datelor: [DE CONFIRMAT: adresa de email pentru protecția datelor], [DE STABILIT CU AVOCATUL: adresa poștală pentru corespondență].
[DE STABILIT CU AVOCATUL: rolul companiilor farmaceutice față de datele farmaciștilor (operator independent, operator asociat sau persoană împuternicită) pentru fiecare categorie de date, în special pentru programul echipei permanente]
2. Responsabilul cu protecția datelor
[DE STABILIT CU AVOCATUL: dacă agenția are obligația de a desemna un responsabil cu protecția datelor (DPO) conform art. 37 GDPR; dacă da, numele sau funcția și datele lui de contact]
3. Ce date prelucrăm
3.1. Farmaciști
| Categorie | Exemple |
|---|---|
| Identificare și contact | nume, prenume, adresă de email, număr de telefon |
| Identitate | datele din actul de identitate, inclusiv codul numeric personal și data nașterii |
| Date profesionale | documentele care dovedesc dreptul de a profesa, datele lor de valabilitate, rezultatul verificării, motivele deciziilor |
| Contract | contractul semnat, versiunea lui, dovezile semnăturii electronice |
| Disponibilitate | orașele alese, declarația de disponibilitate, inclusiv existența altor locuri de muncă |
| Program și ture | programul permanent (dacă este cazul), solicitările de înlocuire, turele acceptate, anulările |
| Pontaj | ora de sosire și de plecare declarate, orele trimise, orele confirmate sau contestate și motivele |
| Verificarea prezenței | pentru fiecare verificare: rezultatul „în zona farmaciei” sau „în afara zonei”, ora măsurării, precizia aproximativă și modul în care a fost declanșată (apăsarea „Am ajuns” / „Am terminat” sau intrarea ori ieșirea din zonă, dacă ai activat opțiunea). Coordonatele trimise de telefon sunt folosite doar pentru acest calcul și nu se păstrează. |
| Plăți | contul bancar (IBAN), sumele datorate și plătite, referințele bancare |
| Istoric de fiabilitate | ture încheiate, anulări târzii, absențe confirmate, incidente analizate, contestații și rezultatul lor |
| Dispozitiv și notificări | identificatorul pentru notificări al dispozitivului, preferințele de notificare, mesajele din aplicație |
| Securitate | datele de autentificare (parola este stocată doar ca valoare criptografică ireversibilă), sesiunile active, jurnalul acțiunilor |
3.2. Utilizatori din partea farmaciilor
Nume, prenume, adresă de email, telefon, compania și locațiile la care au acces, rolul, acțiunile efectuate în portal (publicări, aprobări, confirmări, contestații), datele de autentificare și jurnalul acțiunilor.
3.3. Persoane care ne contactează
Nume, adresă de email, telefon (opțional), compania (pentru farmacii), orașul și conținutul mesajului.
3.4. Vizitatori ai site-ului
Date tehnice necesare funcționării site-ului și, numai cu acordul tău, date de analiză. Detalii în Politica de cookies.
3.5. Ce nu prelucrăm
Nu prelucrăm date despre pacienți, rețete sau stocuri. Nu cerem motivul medical al unei absențe. Nu urmărim locația farmaciștilor: nu înregistrăm trasee și nu facem nicio verificare în afara intervalului turei. Verificarea prezenței la sosire și la plecare este descrisă la punctul 5.1.
4. De unde provin datele
Majoritatea datelor le primim direct de la tine. Unele date provin din alte surse (art. 14 GDPR):
| Sursă | Date |
|---|---|
| Compania farmaceutică la care ai program permanent | numele, datele de contact pentru invitație, locația, rolul și programul permanent |
| Farmacia la care ai lucrat o tură | confirmarea sau contestarea orelor, motivul contestației, incidentele raportate |
| Furnizorul de semnătură electronică | dovezile semnăturii |
| Banca sau furnizorul de plăți | confirmarea plăților și referințele bancare |
| Surse publice sau registre profesionale | [DE STABILIT CU AVOCATUL: sursele folosite pentru verificarea dreptului de a profesa, dacă este cazul] |
5. Scopuri și temeiuri juridice
| Scop | Date folosite | Temei juridic |
|---|---|---|
| Crearea și administrarea contului | identificare, contact, securitate | executarea contractului sau demersuri înainte de încheierea lui (art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Verificarea identității și a dreptului de a profesa | identitate, date profesionale | executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) și obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c) [DE STABILIT CU AVOCATUL: temeiul exact și condițiile prelucrării codului numeric personal conform art. 4 din Legea nr. 190/2018] |
| Încheierea și administrarea contractului | identificare, identitate, contract | executarea contractului (lit. b); păstrarea dovezilor: interes legitim (lit. f) |
| Trimiterea ofertelor și atribuirea turelor | disponibilitate, program, date profesionale, dispozitiv | executarea contractului (lit. b) |
| Cedarea turelor de către farmaciștii permanenți | program, solicitări | executarea contractului (lit. b) [DE STABILIT CU AVOCATUL: temeiul pentru datele primite de la angajator] |
| Pontaj, confirmarea orelor și contestații | pontaj, ture | executarea contractului (lit. b) |
| Verificarea prezenței la sosire și la plecare | verificarea prezenței | [DE STABILIT CU AVOCATUL: temeiul legal (de exemplu, interes legitim sau executarea contractului; nu consimțământul, care nu poate fi dat liber într-o relație de muncă) și evaluarea impactului asupra protecției datelor (DPIA)] |
| Plata farmaciștilor | identificare, plăți | executarea contractului (lit. b) și obligații legale fiscale și contabile (lit. c) |
| Facturarea farmaciilor | ture, pontaj (fără date bancare ale farmaciștilor) | obligații legale (lit. c) și executarea contractului cu farmacia (lit. b) |
| Istoric de fiabilitate și analiza incidentelor | istoric de fiabilitate | interes legitim de a organiza ture sigure și corecte (lit. f) |
| Securitate, prevenirea fraudei și jurnalul acțiunilor | securitate, jurnal | interes legitim (lit. f) și obligația de a asigura securitatea prelucrării (art. 32 GDPR) |
| Răspunsul la mesajele trimise prin formular | date de contact, mesaj | interes legitim de a răspunde (lit. f) sau demersuri înainte de încheierea unui contract (lit. b) |
| Apărarea drepturilor în caz de litigiu | datele relevante pentru caz | interes legitim (lit. f) |
| Cookie-uri și analiză opționale | date tehnice | consimțământ (lit. a) |
[DE STABILIT CU AVOCATUL: confirmarea temeiului juridic pentru fiecare scop, evaluarea interesului legitim acolo unde este folosit și necesitatea unei evaluări a impactului asupra protecției datelor (DPIA)]
Nu trimitem comunicări de marketing fără acordul tău.
5.1. Verificarea prezenței la sosire și la plecare
- Când. Doar când apeși „Am ajuns” sau „Am terminat”. Dacă activezi opțiunea în aplicație, și când telefonul intră în zona farmaciei sau iese din ea, numai în intervalul turei: de la 30 de minute înainte de început până la 15 minute după sfârșit.
- Ce se trimite. O singură poziție a telefonului pentru fiecare dintre aceste momente. Nu se trimit poziții periodic.
- Ce se păstrează. Serverul calculează dacă poziția este în zona farmaciei (o rază de aproximativ 150 m) și păstrează doar rezultatul („în zonă” / „în afara zonei”), ora, precizia aproximativă și modul de declanșare. Coordonatele nu se păstrează și nu se înregistrează în jurnale.
- Ce nu facem. Nu înregistrăm un traseu, nu urmărim locația în timpul turei și nu facem nicio verificare în afara intervalului turei.
- Cine vede rezultatul. Tu și farmacia la care lucrezi tura, lângă pontaj. Echipa agenției îl poate consulta în caz de contestație.
- Rolul rezultatului. Este o informație orientativă, pentru că poziția unui telefon poate fi imprecisă sau falsificată. Orele lucrate sunt confirmate de farmacie, iar contestațiile sunt analizate de oameni.
- Dacă refuzi. Poți refuza permisiunea de localizare sau o poți retrage oricând din setările telefonului. Atunci nu se face nicio verificare a zonei, iar orele se confirmă de farmacie, pe baza pontajului.
6. Decizii automate
Unele verificări sunt făcute automat: dacă documentele sunt valabile pe toată durata turei, dacă tura se suprapune cu programul tău, dacă tura este în orașele tale și, la sosire și la plecare, dacă telefonul este în zona farmaciei. Primele trei stabilesc dacă vezi și poți accepta o ofertă. Rezultatul verificării zonei nu aprobă și nu respinge ore: orele se confirmă de farmacie. Tura este atribuită primei acceptări valide, nu pe baza unui scor.
Deciziile privind aprobarea sau respingerea înscrierii, suspendarea contului și soluționarea contestațiilor sunt luate de oameni. Nu creăm profiluri de tip clasament ale farmaciștilor.
[DE STABILIT CU AVOCATUL: dacă verificările automate de eligibilitate intră sub incidența art. 22 GDPR și garanțiile aplicabile]
7. Cui transmitem datele
| Destinatar | Ce primește |
|---|---|
| Compania farmaceutică la care lucrezi o tură | numele, starea verificării, tura acceptată, pontajul și rezultatul verificării prezenței („în zonă” / „în afara zonei”, cu ora). Nu primește coordonate, actele de identitate, documentele profesionale sau contul bancar. |
| Compania la care ai program permanent | solicitările tale de înlocuire și starea lor. Nu primește motivul, pentru că nu îl cerem. |
| Farmaciștii care primesc o ofertă | detaliile turei (interval, locație, tarif). Nu află cine a cedat tura. |
| Furnizori de servicii care lucrează în numele nostru | găzduire și stocare, semnătură electronică, trimiterea de emailuri, notificări pe telefon (Apple Push Notification Service și Firebase Cloud Messaging), facturare electronică, servicii bancare, monitorizarea erorilor, contabilitate. [DE STABILIT CU AVOCATUL: lista furnizorilor și acordurile de prelucrare a datelor] |
| Autorități publice | când legea ne obligă, de exemplu autoritățile fiscale. [DE STABILIT CU AVOCATUL: autoritățile și situațiile concrete] |
| Consultanți profesionali | avocați, contabili, auditori, în măsura necesară și cu obligație de confidențialitate |
8. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Infrastructura principală a platformei este găzduită în regiuni din Uniunea Europeană.
[DE STABILIT CU AVOCATUL: eventualele transferuri în afara SEE (de exemplu, prin furnizorii de notificări sau de servicii de email), țările implicate și garanțiile folosite conform art. 45–49 GDPR, precum și modul în care persoana vizată poate obține o copie a acestor garanții]
9. Cât timp păstrăm datele
Fiecare categorie de date are o durată de păstrare. După expirarea ei, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția situațiilor în care o obligație legală ori un litigiu în curs impune păstrarea lor. Aceste excepții sunt înregistrate, cu motiv și dată de revizuire.
| Categorie | Durată |
|---|---|
| Înscrieri respinse sau abandonate | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata; propunerea internă este de 90 de zile de la închiderea dosarului, fără păstrarea pe termen nelimitat a actelor de identitate] |
| Documente de verificare | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata pentru documentele originale și pentru rezultatul verificării; propunerea internă este reducerea documentelor originale după verificare, acolo unde legea permite, și păstrarea doar a rezultatului și a dovezilor necesare] |
| Contracte și dovezi ale semnăturii | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata contractului plus termenul legal de prescripție și de arhivare] |
| Documente financiare și de plată | [DE STABILIT CU AVOCATUL: termenele legale de arhivare a documentelor financiar-contabile, validate cu contabilul] |
| Ture, programe și pontaje încheiate | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata; propunerea internă este de 24 de luni, apoi păstrarea doar a câmpurilor justificate] |
| Rezultatele verificării prezenței | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata de păstrare a rezultatelor „în zonă / în afara zonei”; coordonatele nu se păstrează deloc] |
| Conținutul notificărilor | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata; propunerea internă este de 90 de zile, iar datele tehnice de livrare 30 de zile] |
| Jurnale de securitate și de acces | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata; propunerea internă este de 12 luni, cu excepții justificate] |
| Copii de siguranță | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata; propunerea internă este o fereastră de 35 de zile] |
| Mesaje trimise prin formularul de contact | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata pentru mesajele care nu duc la o colaborare] |
| Istoric de fiabilitate | [DE STABILIT CU AVOCATUL: durata] |
Când restaurăm o copie de siguranță, aplicăm din nou ștergerile făcute între timp, înainte de reluarea serviciului.
10. Drepturile tale
Ai următoarele drepturi:
- dreptul de acces — să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie a lor (art. 15);
- dreptul la rectificare — să corectezi datele inexacte sau să le completezi (art. 16);
- dreptul la ștergere — să ceri ștergerea datelor, cu excepția celor pe care trebuie să le păstrăm din motive legale (art. 17);
- dreptul la restricționare — să ceri limitarea prelucrării în anumite situații (art. 18);
- dreptul la portabilitate — să primești datele pe care ni le-ai dat, într-un format structurat, sau să ceri transmiterea lor altui operator (art. 20);
- dreptul la opoziție — să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim (art. 21);
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau te afectează în mod similar semnificativ (art. 22);
- dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând, fără a afecta prelucrarea făcută înainte, acolo unde temeiul este consimțământul.
Cum le exerciți. Scrie-ne la [DE CONFIRMAT: adresa de email pentru protecția datelor]. Îți putem cere informații suplimentare pentru a-ți confirma identitatea. Exercitarea drepturilor este gratuită.
Termen de răspuns. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă cererea este complexă sau primim multe cereri, termenul se poate prelungi cu încă două luni. În acest caz te anunțăm în prima lună și îți explicăm motivul.
Dacă ștergerea nu este posibilă integral, de exemplu pentru documentele financiare pe care legea ne obligă să le păstrăm, îți spunem ce date păstrăm, de ce și până când. Transmitem cererile de rectificare și ștergere și furnizorilor care prelucrează datele în numele nostru.
11. Dreptul de a depune plângere
Dacă consideri că prelucrăm datele cu încălcarea legii, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):
- adresă: B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, cod poștal 010336, București;
- email: anspdcp@dataprotection.ro;
- site: www.dataprotection.ro.
Te rugăm să ne scrii mai întâi, ca să putem încerca să rezolvăm situația. Nu este însă o condiție pentru depunerea plângerii.
12. Este obligatoriu să ne dai datele?
Datele de identificare, identitate, documentele profesionale, contractul și contul bancar sunt necesare pentru a încheia și executa contractul și pentru obligațiile legale. Fără ele nu te putem verifica, nu poți accepta ture și nu te putem plăti. Permisiunea de localizare pentru verificarea prezenței, telefonul din formularul de contact și datele de analiză sunt opționale.
13. Cum protejăm datele
Datele sunt criptate la transmitere și la stocare, inclusiv în copiile de siguranță. Datele cele mai sensibile au un strat suplimentar de criptare. Documentele sunt păstrate într-un spațiu privat și se deschid prin linkuri care expiră după un timp foarte scurt. Accesul este limitat după rol, iar accesul la documentele sensibile, exporturile și accesul de urgență sunt înregistrate. Autentificarea în doi pași este obligatorie pentru echipa agenției și pentru utilizatorii cu drepturi financiare sau de administrare. Detalii pe pagina Siguranță și verificare.
14. Minori
Platforma nu se adresează persoanelor sub 18 ani.
15. Modificări ale politicii
Putem actualiza această politică. Te anunțăm în aplicație și pe email înainte ca o modificare importantă să se aplice. Versiunea și data intrării în vigoare sunt indicate la începutul paginii.